¿Quieres lograr más?
¡Piensa menos!

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     Manejo del Tiempo   |   Pensamiento Crítico

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En las Organizaciones eficientes de hoy, a menudo parece que no hay las horas suficientes en el día para “las cosas por hacer de la lista”. Sin embargo, al añadir una cosa a la lista, prioriza, puedes asignar tu tiempo a las tareas que más importan, dice Rob Fazio, Ph.D.

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“Simplemente no hay suficientes horas en el día” o “Estoy haciendo más trabajo con menos tiempo”

¿Te suena familiar? Estos lamentos se han vuelto muy comunes en los lugares de trabajo de hoy en día. Muchas personas creen erróneamente que el no tener suficiente tiempo en el día es el único obstáculo para el éxito. En realidad, el tiempo es sólo una parte del problema y yo diría que ni siquiera está dentro de los tres primeros. Basado en las numerosas conversaciones a través de las industrias, pienso que los tres principales obstáculos son la falta de estrategia, la falta de energía y la falta de seguimiento. La solución es el sentido común, sin embargo no es una práctica común: priorización práctica.

La gente piensa que no tienen tiempo suficiente para priorizar las tareas. En realidad, la mayoría de la gente pierde el tiempo al no priorizar. Es similar a la rentabilidad de una inversión a largo plazo. Al invertir el tiempo en priorización estratégica, tu recompensa es una búsqueda más precisa de tus objetivos y la capacidad para lograr más en menos tiempo.

Cuando no se crea un mapa de prioridades terminas tomando el camino equivocado. Se estima que el trabajador promedio pierde o gasta 2.09 horas por día de trabajo de 8 horas (sin incluir el almuerzo y tiempo de descanso) según una encuesta realizada por American Online and Salary.com. Puedes reducir los riesgos de perder tu propio tiempo por el simple hecho de ser estratégico.

La solución: piensa “MENOS” y logra MÁS.
Cuando trabajas con ejecutivos de alto nivel que tienen una gran cantidad de inteligencia, pero no mucho tiempo, parte de mi papel es ahorrarles tiempo y ayudarlos a ser más efectivos al mismo tiempo.

Un enfoque consiste en incorporar un plan que incluya tres dimensiones clave, que pueden abreviarse como “LES” (por sus siglas en inglés) A largo plazo, placer y corto plazo. Manteniendo éstas tres en equilibrio, los ejecutivos son capaces de cumplir las directrices estratégicas de largo plazo, impulsar los resultados a corto plazo y mantenerse comprometidos asegurando que encuentran tiempo para hacer los aspectos del trabajo que todavía disfrutan. Este equilibrio es un ingrediente clave para crear un ambiente donde los empleados están motivados e inspirados para producir.

Determina tu “LES” personal.

A largo plazo: ¿Qué puedes hacer que beneficie a la Organización de tres a cinco años a partir de ahora? Cuando eres capaz de pensar en el futuro y ser proactivo, eres más propenso de llegar a donde quieres estar en lugar de terminar en algún lugar en el que no quieres estar.

Los beneficios de enfocarte en el largo plazo:

1. Eficiencia al avanzar hacia la visión de la Organización
2. Anticipar obstáculos futuros que pueden hacer fracasar la estrategia
3. Aumento de la esperanza y el optimismo

Placer: ¿Qué te mantiene energizado y comprometido?
Si no tienes combustible en el tanque, no importa hacia donde quieras conducir. Cuanto más energía tenemos, más energía la que podamos dar. No tomes lo que dije tal cual. Piensa en un momento cuando estabas en un trabajo y no eras capaz de participar en una tarea que disfrutaras. Para una persona orientada a las relaciones, puede ser que sólo se estaba trabajando en la realización de tareas sin sentido. Para una persona orientada a resultados, pudo haber sido que le tocaron reuniones que no conducían a la acción. Si estás privado constantemente de actividades que te resulten agradables el resultado con el tiempo será la apatía o el rendimiento mediocre.

Identifica tres tareas que te gusten. Puede ser la enseñanza a otros, equilibrar el presupuesto, establecer los objetivos para el próximo año. No importa lo que sea, ¡hazlo! Te ayudará a amortiguar los problemas y el estrés que se enfrentará a diario.

A corto plazo: ¿Qué te llevará a “ganar” en el corto plazo?
Al obtener victorias en el corto plazo, construyes tu credibilidad y te mantienes comprometido.

Los beneficios de enfocarte en el corto plazo:

1. Incremento de confianza
2. Mayor credibilidad
3. Incremento de la percepción de la efectividad del liderazgo

La mayoría de nosotros somos muy buenos en hacer cosas a corto plazo. A menudo, estas tareas son la misión más crítica o estratégica. Sin embargo, es esencial que continúes completando las tareas de corto plazo que también darán lugar a beneficios en el futuro.

Priorización práctica: Tres estrategias simples.

1. Identifica tus potenciadores y evaporadores de energía
Al hacerte preguntas estratégicas puedes elevar tu conciencia y comprender mejor tus patrones y preferencias de energía y tomar decisiones en consecuencia. Por ejemplo, si sabes que a menudo tienes bajo consumo de energía en la tarde, puedes tomar medidas para programar reuniones importantes en las mañanas.

Pregúntate:

• ¿En qué tiempo del día tengo más energía?
• ¿Qué personas dentro de mi Organización mejoran mi energía? ¿Qué personas evaporan mi energía?
• ¿Qué actividades (relacionadas a mi carrera) disfruto más? ¿Qué porcentaje de mi semana dedico a estas actividades?
• ¿A qué actividades temo más? ¿Qué porcentaje de la semana dedico a éstas?
• ¿Qué es lo que no he hecho para pasar de una preferencia a una prioridad?
• ¿Qué paso puedo tomar para el logro de mi prioridad?

2. Priorización de calibración

Pregunta a tus subordinados directos:

• ¿Cuáles piensas que son tus tres prioridades principales?
• ¿Cuáles crees que son mis tres prioridades principales?

Después, escribe debajo de las mismas preguntas tus respuestas. Ahora, lee las respuestas de los demás. Entonces dialoga en torno a que alineación y lagunas tienen ellos y tú. Esto te dará un proceso para identificar las áreas que son fundamentales para todos.

3. Desarrolla un “cuadro de mando” (para tus prioridades vulnerables).
En mi trabajo con los ejecutivos, una serie de temas han surgido en relación al porqué los elementos importantes no quedan cubiertos o parecen “salir del radar”. Somos animales de hábitos y urgencia. Es fácil mantener los elementos importantes que están en el radar de todos, como los números de ventas en la cima de nuestras listas mentales. Son los elementos que no siempre pueden ser temas de conversación, pero pueden agregar un enorme valor a la Empresa los que a menudo se olvidan. Aquí hay un proceso que utilizo para ayudar a los ejecutivos a desarrollar un “cuadro de mando” para mantener las prioridades frente a la mente para que puedan ser completadas (ver: Leadership 101: What Every Leader Needs to Know, by Malcolm Gladwell, p. 217).

1. Haz una lista de tus objetivos
2. Valora cada objetivo en relación a cuatro dimensiones: importancia para la Organización, dificultad, agotamiento de energía y la probabilidad de fracaso. Usa una escala de 0 (bajo) a 5 (alto)
3. Revisa tu lista e identifica los tres elementos con las puntuaciones más altas
4. Revisa tu “cuadro de mando” semanalmente, reordenando los elementos. Entonces programa actividades relacionadas a tus tres prioridades principales (cuanto más alto sea el puntaje, más intencional tienen que ser la programación de actividades para completar el objetivo). Se estratégico: gasta el 80% de tu tiempo en el 20% de tus prioridades top.

La línea de fondo
La priorización se trata de motivarte para invertir tiempo en ti mismo. Modelar este comportamiento de liderazgo paga dividendos. Cuando la gente percibe que eres fuerte en la estrategia y la ejecución, aumenta tu credibilidad y motiva a los que te rodean a sobresalir. En el camino se va a lograr mucho más cuando utilizas tus “LES”.