¿Qué desean los jefes de un asistente ejecutivo?

Es muy útil saber qué es lo que un jefe espera de un “asistente ejecutivo perfecto” para que usted pueda presentarse a sí mismo de la mejor manera tanto en la entrevista como en las primeras semanas que son críticas en el trabajo. En este artículo se presentan algunas de las cualidades más importantes.

Es muy útil saber qué es lo que un jefe espera de un “asistente ejecutivo perfecto” para que usted pueda presentarse a sí mismo de la mejor manera tanto en la entrevista como en las primeras semanas que son críticas en el trabajo. Aquí están algunas de las cualidades más importantes.

Puntualidad. Un jefe desea que su asistente administrativo sea consistentemente puntual y que siempre esté a la mano durante las horas de oficina. Un asistente ejecutivo que llega tarde constantemente o que está frecuentemente enfermo o causando estragos en la oficina. El jefe sabe por experiencia que un asistente con estas características no está realmente interesado en el trabajo. Esta persona va a ser reemplazada por alguien que desee más ese trabajo, es decir un asistente administrativo que siempre está puntual y que siempre está ahí cuando se le necesita.

Confiabilidad. Un jefe considera la disposición y personalidad del aplicante, tratando de “juzgar” si es o no confiable. Por ejemplo, ¿el empleado se irá exactamente a las 5pm todos los días sin importar que haya una crisis en la oficina o tomará la responsabilidad necesaria para quedarse después de hora cuando hay una emergencia?

Habilidad de aprender. Un jefe desea saber el grado de educación del aplicante – no sólo de programas formales o grados escolares sino de auto aprendizaje y cursos individuales. Esta información indica la voluntad del aplicante y su capacidad de aprendizaje. Por ejemplo, un jefe puede desear que usted sepa utilizar un software específico que la compañía ya usa pero no se preocupará si usted no está familiarizado con éste porque ve en usted el potencial de aprender rápido.

Voluntad de seguir instrucciones. Un jefe desea un candidato que siga las instrucciones cuidadosamente y de buena gana. Claro, un buen asistente administrativo tomará pronto iniciativa para desempeñar las tareas de una mejor manera, ahorrando tiempo y mejorando los resultados. Pero el asistente que siempre demanda tener el control completo puede al final convertirse en alguien a quien no le gusta seguir instrucciones, sino que siempre debate o cuestiona las órdenes de sus directivos.

Aunque de entrada un asistente inteligente es muy apreciado, un jefe normalmente prefiere no argumentar los puntos que él o ella ya han decidido. Un jefe está interesado en cosas más importantes que explicar todas las razones de implementar una política en particular. Por lo tanto, un jefe busca a un asistente administrativo que ejecute la decisión sin importar cuántas alternativas adicionales que parezcan obvias y sin importar lo que su jefe anterior hizo ante la misma situación. En otras palabras, el jefe quiere a alguien con una personalidad que pueda considerarse como un activo, no como una atadura que genere desventajas.

Lealtad y confidencialidad. Aunque estas cualidades son imposibles de descubrir durante una sola entrevista, cada jefe quiere que su asistente administrativo posea estas cualidades. En una oficina, no hay nada más desagradable que ese “colador humano” que constantemente filtra todas las conversaciones y habla de ellas, dispersa rumores y debe ser examinado frecuentemente cuando se le provee información o proyectos confidenciales. No importa qué tan eficiente este asistente administrativo sea, su empleo no durará mucho.

Y algo más. Un jefe exigente desea más en un asistente administrativo que estas cualidades generales mencionadas. Durante una larga entrevista, el jefe buscará audacia, flexibilidad, compromiso al trabajo, cierto nivel y calidad en la conversación y sentido de cortesía. Este último atributo es esencial en establecer relaciones cordiales con clientes y otros empleados.

© 2012 James Stroman, Kevin Wilson, Jennifer Wauson. Extraído con permiso del editor deAdministrative Assistant’s and Secretary’s Handbook, cuarta edición, publicada por AMACOM, una división de American Management Association.