Documento Clave para la Operación de una Organización
Los manuales administrativos, dentro de ellos los de procedimientos, deben ser considerados esenciales para el funcionamiento de una Organización privada o pública.
El Manual de Procedimientos debe estar disponible para que cualquier empleado ejecute correctamente su labor. Tiene, además, la particularidad de propiciar certeza y guía; es un medio de capacitación que facilita la comprensión de las tareas y, en gran medida, a los ejecutivos les ayuda para establecer programas futuros de evaluación de desempeño.
Este documento describe paso a paso lo que se debe hacer para ejecutar, de principio a fin, una operación o un conjunto de ellas. Por ejemplo, en la actualidad muchas tareas se realizan por conducto de sistemas computarizados; en este caso, los Manuales de Procedimientos apoyan significativamente al colaborador para que los conozca y maneje a la perfección, con la ventaja de que si por alguna razón falta el empleado titular, cualquier otro podrá realizar el trabajo siguiendo las instrucciones establecidas. Con ello, la operación avanza y se evitan retrasos que pueden provocar costos extras.
Ahora bien, para elaborar un adecuado Manual de Procedimientos deben considerarse los siguientes pasos básicos:
Por otro lado, cabe destacar cuál es la relevancia e impacto de estos Manuales de Procedimientos en relación con el desempeño de los colaboradores y el rendimiento de una Organización.
En el personal:
- Seguridad al realizar sus funciones
- Ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo
- Sirve como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso
- Propicia el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
- Precisa funciones encomendadas y deslinda responsabilidades
- Evita duplicación de tareas y detecta omisiones
- Coadyuva a la ejecución correcta de las funciones y propicia la uniformidad en el trabajo
- Facilita el reclutamiento y selección del personal, así como la capacitación del mismo
- Impulsa la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de la Organización
Además, ayudan a analizar cualquier iniciativa de incremento de personal, a medir las cargas de trabajo y a la planeación en los cursos de capacitación.
Cualquier Manual de Procedimientos pierde su utilidad y certeza si éste no se somete a un proceso continuo de actualización y no mantiene, en todo momento, una cercanía precisa con las funciones y operaciones generales y específicas de la Organización.
ACERCA
DEL AUTOR
Ana Williams
Egresada de la Licenciatura en Pedagogía y con especialidad en Administración de Recursos Humanos, Ana Luisa Williams ha desarrollado una trayectoria laboral en empresas públicas y privadas como Ejecutiva en Atracción de Talento, Capacitación y Desarrollo y como Facilitador de procesos de entrenamiento. Como Asesora ha guiado y orientado procesos de estrategias para atraer y retener al talento, así como para conformar equipos de alto rendimiento. Conocedora del comportamiento humano, ha efectuado evaluaciones de personal a niveles de mandos operativos, medios y Alta Dirección. Entrenar, asesorar y calificar a especialistas en la gestión de personal y en procesos de Recursos Humanos, le da la posibilidad de consolidar su experiencia en el ramo.
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