Lee Esto Antes de Comenzar a Escribir

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     Comunicación Escrita   |   Autodesarrollo

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En la era de la información, todo mundo es escritor. Quizá te encuentras escribiendo notas, resumiendo proyectos, reportes de progresos, evaluaciones de desempeño, descripciones de los puestos de trabajo, la lista es interminable. El Premio Nobel Isaac Bashevis Singer escribió: “El bote de basura es el mejor amigo de un escritor”. Con suerte, ahorrarás tiempo y papel mediante la adopción de estos consejos escritos en el AMA Handbook of Business Writing.

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Define tu público
Cuando planees escribir un documento de negocios, la consideración más importante es entender a tu público. Debes adaptar tu redacción a las necesidades e intereses de la audiencia.

Para la mayoría de las Empresas, la audiencia cae en una de las siguientes categorías:

• Expertos en la materia: Individuos que conocen completamente el contenido y que se centran en los detalles
• Tecnólogos: Gente que fabrica, opera y mantiene los productos y servicios y que tienen un conocimiento práctico en la firma
• Gestión: Personas que toman decisiones sobre si deben producir o comercializar productos y servicios, pero que tienen muy poco conocimiento técnico acerca de los detalles
• Audiencia en general: Personas que pueden saber acerca de un producto o servicio, pero que tienen muy poco conocimiento técnico acerca de los detalles

Otra manera de analizar a tu audiencia es considerar sus características:

• ¿Cuál es su historial, educación y experiencia?
• ¿Tu escritura tiene que empezar con lo básico o se puede trabajar en un nivel más avanzado? Por ejemplo, si estás escribiendo sobre un producto de un software basado en Windows, ¿puedes asumir que la audiencia ya tiene una comprensión básica de Windows, cómo usar un mouse y así sucesivamente?
• ¿Qué espera y necesita la audiencia de tu documento?
• ¿Cómo se utilizará el documento?
• ¿Los usuarios lo leerán de principio a fin o simplemente verán los puntos importantes?
• ¿Usarán el documento como referencia para buscar información cuando se necesite?
• ¿Cuáles son las características demográficas de la audiencia?
• Considera la edad, el sexo, la ubicación y otras características de tu público

Tu escrito quizá tenga más de una audiencia o una audiencia con una amplia variedad de orígenes. Con una audiencia de expertos e inexpertos, es mejor organizar el documento en secciones con títulos o encabezados fáciles de comprender para que los usuarios puedan encontrar las áreas que les interesan. Quizá tengas que poner la información más técnica en un apéndice.


Una vez que hayas analizado a la audiencia, debes adaptar tu documento para ajustarse a sus intereses y necesidades. Es posible que necesites:

• Añadir información
• Omitir información
• Añadir ejemplos para ayudar a los lectores a entender
• Escribir en un nivel más bajo o más alto
• Incluir información de fondo
• Fortalecer las transiciones entre frases, párrafos y secciones
• Escribir introducciones más amplias y oraciones temáticas claras
• Cambiar tu estilo de oración
• Cambiar el tipo de gráficos utilizados
• Añadir referencias cruzadas
• Organizar tu contenido en encabezados con listas
• Usar fuentes de letra especiales, tamaños, estilos e interlineado para dar énfasis

Consideraciones especiales para las comunicaciones globales
Al escribir para una audiencia internacional, puedes tener problemas fácilmente si no está clara la comunicación o hay una falta de ésta. Para superar este problema, evita el uso de jerga o palabras de doble sentido que puedan ser malinterpretadas por los hablantes no nativos.

Para ajustar tu redacción para una audiencia internacional:

• Utiliza tanto la voz activa como la pasiva. En una oración activa el sujeto está haciendo algo (El niño botó la pelota). En una oración pasiva el sujeto no hace nada, el objeto es actuado por (La pelota fue botada por el niño). Sin embargo, algunas culturas, por ejemplo en Japón y China, consideran la voz activa para ser condescendientes y prefieren la voz pasiva.
• Usa un estilo directo en vez de indirecto; el estilo indirecto puede ser confuso
• Evita el uso de abreviaturas o nombres de marca al menos que estés escribiendo sobre una marca en específico
• Utiliza frases cortas y construcciones simples de frases
• Evita los verbos compuestos
• Escribe antecedentes extremadamente claros utilizando pronombres
• Evita los clichés y la jerga
• Ten cuidado con el humor; una persona que no hable la lengua nativa, puede no entender
• No utilices contracciones; hacen la traducción más difícil
• Evita las metáforas culturales que se reconocen en tu país, pero que no tienen sentido para un público internacional
• Cuando uses gráficas en tu documento, evita el uso de las manos humanas, los animales o símbolos religiosos
• Utiliza figuras andróginas para los seres humanos
• Escribe las fechas escribiendo el mes (23 de septiembre de 2015 en lugar de 23/09/15)
• Si debes hacer referencia al género, utiliza los términos hombre y mujer en lugar de masculino y femenino
• No utilices el término doméstico para referirte a tu país o el país de la lengua nativa del escrito
• Evita el uso de símbolos y caracteres especiales. Por ejemplo: usa el término número en lugar de #, pesos en lugar de $; evita las comillas (“); pide ayuda escrita, no utilices el signo de interrogación (?)
• Si tu documento será traducido, ten en cuenta que el mismo contenido quizá se expanda 15% o más en el nuevo idioma

© 2010 Kevin Wilson y Jennifer Wauson. Tomado con el permiso de The AMA Handbook of Business Writing: the Ultimate Guide to Style, Grammar, Punctuation, Usage, Construction, and Formatting, por Kevin Wilson and Jennifer Wauson. Publicado por AMACOM, una división de American Management Association.