¿Tienes problemas para delegar trabajo a otros? Terminemos con eso. Como lo explica Brian Tracy: “A través de la delegación, tu potencial es ilimitado. Sin la habilidad para delegar, tendrás que hacerlo todo tú”. Aquí encontrarás sus consejos para hacer que tu delegación funcione.
Muchas organizaciones han implementado Project Management Office en respuesta al desgaste financiero de proyectos en crisis. Sin embargo, estas iniciativas fallan de manera más frecuente de las que son exitosas. De hecho, estudios recientes muestran que más del 75% de las organizaciones que han implementado Project Management Office han cerrado dentro de los primeros años ya que nunca pudo demostrar su valor agregado.
Para llegar a la raíz que causó este problema necesitamos tomar una perspectiva más amplia y analizar como las organizaciones se acercaron al Project Management desde un punto de vista estratégico.
A continuación encontrará las estrategias clave, que una vez implementadas correctamente, mejorarán inmediatamente cualquier iniciativa de Project Management en cualquier organización.
1. Asegúrese que todos los proyectos están estratégicamente alineados
Descubrimientos recientes muestran que la mayoría de los proyectos no están asociados con los planes corporativos o departamentales. Cerca del 80% de las organizaciones no tienen una unidad formal de negocios para el desarrollo del Project Management Office y 73% de ellas identifican a “la falta de apoyo ejecutivo” como la razón primordial en la falla de sus proyectos.
Si las organizaciones implementaran solamente aquellos proyectos que están alineados con sus objetivos estratégicos, el porcentaje de éxito se incrementaría notablemente, dado que el apoyo ejecutivo ya no sería un problema.
PASOS A SEGUIR: Que se debe hacer para alinear los Proyectos con la estrategia Corporativa:
Primero, revisar las lecciones aprendidas de los proyectos actuales y recientes para descubrir el criterio de éxito y determinar los problemas de prioridad del proyecto. Por ejemplo, si muchos proyectos no llegaron a ser exitosos debido a la falta de recursos, entonces los recursos requeridos para terminar los proyectos futuros será el criterio que deberá ser considerado para determinar la viabilidad del proyecto.
Siguiente. Desarrollar el criterio contra el cual todos los proyectos pueden ser priorizados. Incluir el impacto en las estrategias corporativas y los clientes. Para realizar esto, forme y trabaje con un comité a nivel ejecutivo alto. Haga una lista de todos los proyectos alineados a sus metas y objetivos estratégicos. Después trate de identificar el criterio para determinar el impacto esperado que cada proyecto tendrá en la organización, sus departamentos y sus clientes. Asigne un rango para cada proyecto cuantitativamente y determine su nivel de prioridad.
Finalmente, alinie los proyectos a los planes estratégicos corporativos y departamentales, demostrando como la ejecución exitosa de cada proyecto apoyará el plan estratégico de la corporación o del departamento. Termine los proyectos que son de baja prioridad o que no están ligados a la estrategia corporativa o departamental. Esto podrá prevenir la perdida de dinero, recursos, tiempo y clientes.
2. Cree una cultura que apoye un ambiente de Project Management
La investigación identificó un número de razones por las cuales las organizaciones implementan Project Management Office: una implementación más exitosa de proyectos (82%), herramientas de project management predecibles y reutilizables (74%), mejoras organizacionales (66%). Es interesante notar que ni las mejoras organizacionales, ni construir una cultura de Project management, estuvieron dentro de las razones más importantes mencionadas en esta investigación.
Si un proyecto está estratégicamente alineado y si el Project management esta construido dentro de la cultura corporativa, entonces cualquiera que trabaja en un proyecto sabrá inmediatamente que parte es la que está haciendo que un proyecto sea exitoso. Los colaboradores no tendrán que establecer Project Management Office para decirles como deben manejar un proyecto, que herramientas y que plantilla usar y así sucesivamente. Project Management será una competencia metida dentro de las funciones de cada persona. Así como la calidad de la administración ha evolucionado en los pasados 20 años para volverse un requerimiento de competencia para todos los trabajos, Project management esta siguiendo el mismo camino.
ACCIONES A SEGUIR: Que puede hacer para crear una cultura de Project Management
Tome como responsabilidad lo que arquitectos en mejora de negocios llaman un Project Culture Initiative (PCI). Esto requiere la formación de un comité inter-funcional que desarrolle un proceso para crear el cambio corporativo. Hay que crear valores y principios para identificar el proyecto único de acercamiento para la organización. Los colaboradores deberán ser entrenados para que entiendan los beneficios del cambio hacia ellos, la organización y sus clientes.
3. Implemente las mejores prácticas estratégicas de Project Management
El estudio identificó las prioridades estratégicas de la mayoría de los Project Management Offices y determinó que : el 77% fueron metodologías desarrolladas de Project Management, 76% fueron estructuras desarrolladas de su Project Management Offices, 69% fueron proyectos identificados con puestos y responsabilidades, 60% plantilla y herramientas desarrolladas y 54% programas implementados de entrenamiento en Project Management. De estos reultados fue evidente que el Project Management Office estuvo orientado a las tareas más que a la estrategia. No considero lecciones aprendidas de gran importancia en su mandato general.
PASOS A SEGUIR: Que puede hacer para implementar las mejores prácticas de Project Management Estratégico.
La retención del conocimiento es de mayor beneficio para las organizaciones ya que contribuye al aprendizaje continuo y ayuda a evitar la repetición de errores. Con objeto de retener el proyecto del conocimiento que puede ser pasado como una lección aprendida hacia equipos de proyectos a futuro, el Project Management Office debe tener una junta de cierre de proyecto tan pronto como sea posible después que se haya terminado el proyecto, mientras el conocimiento sobre la administración del proyecto completo aun esta fresco en las mentes de todos.
El propósito de esta reunión es revisar que sucedió durante el transcurso del proyecto y que puede aprender el equipo y la organización de lo sucedido. El patrocinador del proyecto, el responsable del proyecto y el equipo de trabajo deberán estar presentes así como cualquier recurso exterior y o accionistas quienes quisieran contribuir con ideas. El resultado final de esta reunión de cierre del proyecto será la creación de un documento formal de “lecciones aprendidas” para ser llevadas a proyectos futuros, a los gerentes y a sus equipos de trabajo.
4. Crear un sistema de medición de proyectos estratégicos
El estudio identificó también como el Project Management Offices midió su éxito. Estas mediocres incluyo proyectos a tiempo (76%), proyectos en presupuesto (67%), los requerimientos de alcance logrados (66%), los requerimientos alcanzados de los clientes (65%), y el jalón de los entregables alcanzados (52%). El Project Management Offices selecciona métricas tradicionales para demostrar el éxito, no los estratégicos.
Acción a seguir: Como crear un sistema de Project Management Estratégico.
El establecimiento de mediciones de proyectos exitosos ayudará a proveer a la alta dirección de información relevante y necesaria para tomar decisiones que afectan la terminación del proyecto. Por ejemplo, la presentación de las medidas del éxito del proyecto puede convencer a la alta dirección de re-priorizar proyectos o de re-asignar recursos.
Las medidas del éxito del proyecto le proveerán al Project Management Office la información necesaria para que repetidamente venda el impacto de la efectividad gerencial. Los criterios para el éxito en la medición de los proyectos estratégicos deben incluir:
- La habilidad para que el proyecto sea administrado dentro de un criterio de calidad especificado
- La habilidad para enfrentar requerimientos regulatorios
- El número de recursos usados actualmente contra el número de recursos anticipados originalmente
- La habilidad del proyecto para alcanzar sus objetivos y entregables específicos
- Los post-cuestionarios de clientes que indican la satisfacción con el producto o la entrega del servicio del proyecto
- Un lanzamiento exitoso y sin problemas
- Un caso de negocios probado a través de la conversión de retorno
SUMARIO
Los sistemas de Project Management tienen un efecto profundo en: estructuras de reportes, sistemas de funcionamiento, sistemas de comunicación y recursos. La investigación da a conocer que los sistemas de Project management requiere que las organizaciones emprendan un cambio cultural significativo y que los colaboradores necesitan ser entrenados para los cambios y entender los beneficios. Un acercamiento de apoyo en calidad en la administración de los proyectos le dará a las organizaciones la habilidad para ejecutar los proyectos exitosamente de tiempo en tiempo.
ACERCA
DEL AUTOR
Michael Stanleigh
Presidente de Business Improvement Architect
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