Comunicándose Efectivamente Cuando Usted está Aquí y Su Equipo está Allá

Las llamadas en conferencia o videoconferencias pueden ayudar a crear un puente entre la distancia que existe entre los líderes y sus equipos virtuales.

ESTAS 10 ESTRATEGIAS LE ASEGURARÁN QUE NADA SE PIERDA EN LA TRANSMISIÓN Hace una década, los ejecutivos y sus equipos trabajaban en el mismo lugar. Las juntas y reuniones se llevaban a cabo en persona. No había smartphones, nadie tomaba una llamada durante una junta a menos de que fuera prácticamente algo de vida o muerte. El resultado era que la gente tenía que poner atención durante las juntas (o al menos fingir que lo hacían). Por los ejecutivos “turbo” de ahora, aquéllos días parecen anticuados.

La globalización y el incremento de lugares de trabajo virtuales le han dado a las compañías y a los trabajadores más flexibilidad, pero también han creado nuevos retos, particularmente en cuanto a la comunicación. Los ejecutivos deben encontrar la manera de implementar exitosamente las iniciativas cuando sus equipos están físicamente localizados en diferentes ciudades, estados y países.

Las llamadas en conferencia o videoconferencias pueden ayudar a crear un puente entre las distancias. Pero aunque estas conexiones electrónicas son excelentes para compartir información, no son tan efectivas ayudando a la gente a realmente “comprenderla”. Los participantes “escuchan” mientras teclean, revisan su correo electrónico, navegan en la web o envían textos a amigos y colegas. La calidad del audio puede ser pobre y los retrasos en la transmisión pueden interrumpir el flujo normal de la conversación. Es un ambiente fracturado, lleno de constantes distracciones y como se carece de los gestos de la gente, se puede malinterpretar la información.

Bajo dichas circunstancias, ¿cómo pueden los líderes ser efectivos alineando, motivando e inspirando a sus equipos alrededor de un propósito en común?

AQUÍ SE PRESENTAN 10 ESTRATEGIAS PROBADAS, QUE LE ASEGURARÁN QUE SUS INICIATIVAS CLAVE NO SE PIERDAN EN LA TRANSMISIÓN:

1. Comience con una comunicación cara a cara y trabaje de ahí en adelante
Incluso en una era de comunicación constante, guardamos los mensajes más importantes para decirlos en persona, en conversaciones “uno a uno”. Esta es la regla de oro – un ambiente que permite la atención, los matices y una gran cantidad de señales verbales y no verbales. Entre más crítico sea el mensaje para una audiencia particular, más cerca debe estar de la regla de oro. Un paso abajo es la comunicación “uno a grupo”: considere un espectáculo de gira en su ciudad, reuniéndose con la mayor cantidad de empleados posibles en un salón y conectando a otras locaciones mediante video. Luego se encuentra el “uno a grupo vía broadcast” – por ejemplo un webcast en vivo e interactivo. Lo más lejano a la regla de oro son las llamadas en conferencia y todavía más los correos electrónicos masivos.

2. Enfóquese en la agenda de su audiencia, no en la suya
En cualquier tipo de comunicación, su mensaje debe empezar siempre con lo que a su audiencia le interesa más. Si lo que usted está diciendo no le interesa a su audiencia en los primeros minutos, usted los habrá perdido – especialmente si ellos pueden estar haciendo cinco cosas a la vez mientras hablan con usted. Póngase en los zapatos de su audiencia y hábleles de lo que usted tiene para ellos.

3. Vaya al punto
Articule su mensaje de manera nítida y sin modismos para captar la atención de la audiencia y hacer que quieran sentarse para escuchar un poco más. Le llamamos “La Gran Idea.” Es aquélla idea central y clave que deja claro de manera instantánea que lo que usted está diciendo importa y es relevante para la audiencia. Mantenga corta su “Gran Idea” – de 25 palabras o menos. Esto lo forzará a hacer su mensaje claro y sin rodeos.

4. Establezca un plan de comunicación consistente y personalizado
Como un ejecutivo con el que he trabajado lo puso “Las llamadas y videoconferencias son excelentes para transmitir sonidos, pero no le permiten profundizar en un tema o construir una relación personal que le ayudará a tener las cosas hechas.” Establezca un horario regular para la comunicación de grupo para que todos sepan que en ese foro pueden compartir información directamente con usted. No cancele o cambie de fecha una sesión a menos de que sea absolutamente necesario, porque la consistencia crea confianza. Refuerce su comunicación grupal con llamadas, reuniones cara a cara cuando sea posible y toques personales como notas escritas a mano.

5. Utilice su voz como un instrumento
Cuando estamos en una conversación, naturalmente utilizamos nuestras voces para comunicar significados. Nuestros cambios de inflexión, nuestro volumen sube y baja, hacemos pausas y aceleramos dependiendo de lo que estamos diciendo y sintiendo. Estas variaciones en la voz mantienen el interés de quien escucha. Escuchar a alguien que habla de manera monótona es aburrido; pero si está escuchando en forma remota desde una teleconferencia por ejemplo, es la muerte. Si su pronunciación no tiene vida, o es difícil de entender, puede estar seguro que la gente al otro lado del teléfono no está poniendo intención. Para una pronunciación interesante y viva evite leer de notas o filminas y párese para mantener su energía alta.

6. Permítase tener el regalo de la retroalimentación
Entre más alto esté su nivel en la organización, menos probabilidades tendrá de tener retroalimentación honesta y directa, así que regálesela usted mismo. Utilice una videocámara para grabarse a usted mismo dando una presentación o liderando una junta. Usted se verá y escuchará como los otros lo hacen. Note lo que le gusta de su presentación y note lo que cree que puede mejorar. ¿Habla usted claramente, con energía y convicción? ¿Mientras habla voltea hacia los papeles y notas que tiene o hace contacto directo con la cámara? ¿Tiene gestos distractores o tics vocales, como tos o risa nerviosa, apretar los labios o repetir palabras de relleno como “como”, “osea”, “tipo”, “verdad”. Practique y vuélvase a grabar hasta que esté feliz y satisfecho por completo con su presentación.

7. Ponga atención a cómo se ve
Dado que las compañías utilizan cada vez más las videoconferencias, los ejecutivos necesitan pensar en cómo se ven en la cámara, así como los presentadores de las noticias lo hacen. Una chamarra abotonada se ve mejor que una desabotonada. Los colores sólidos son más agradables a la vista que los patrones de muchas figuras, que se “pixelean” cuando se mueve en la cámara. Mantenga sus accesorios simples y que no generen distracciones. Un poco de labial es favorecedor, así como una expresión amigable y relejada lo es. Y unas palabras muy sabias: no porque usted no está hablando significa que no lo pueden ver. Así que tenga cuidado con los movimientos en la silla, los gestos, secreteo con la persona de al lado o checar su Blackberry.

8. Establezca las reglas del juego
No importa qué tan clara sea la conexión, la distancia diluye los significados. Mande una agenda previamente. Asegúrese que alguien sea responsable de tomar notas durante la llamada, capturando los detalles de quién se hará responsable de qué, las fechas límite, los resultados esperados. Ponga las notas en un archivo en línea centralizado para que todos tengan acceso a él. Mantenga el ruido de fondo al mínimo, solicitando a la gente que mantenga sus celulares en silencio. Pónganse de acuerdo para mantener el curso de la junta cuando la gente llega tarde, en lugar de detenerla para saludar o para recapitular la discusión.

9. Seleccione un moderador
Si no es usted, anote en la agenda quién facilitará la conversación y cuáles serán sus responsabilidades. El moderador debe dar introducción a los tópicos y favorecer la discusión solicitando opiniones y utilizando los nombres de las personas. También deben “dirigir el tráfico” dando a cada quien la palabra (por ejemplo, ¿María, podrías contestar la pregunta de Jeff?”). Tener un moderador ayudará a manejar el caos y a asegurarse de que todos participen.

10. Asegúrese que el salón sea amigable para la audiencia y el orador
Los salones de videoconferencias frecuentemente están acomodados de manera que las personas de la audiencia puedan verse entre sí. El problema es, si alguien está dando una presentación, tiene que dar la espalda a la audiencia para ver los monitores de video. Piense en los monitores de video como otro miembro de la audiencia en vivo; deben estar posicionados donde el orador principal o la persona que está liderando la junta pueda ver y hablar hacia ellos. Evite si es posible el pódium… agrega otra barrera entre el orador y la audiencia. Finalmente, pruebe el sonido del teléfono del orador principal.

Finalmente, si usted tiene mucha visibilidad o una posición muy importante donde debe comprometer y guiar a los demás a generar resultados (¿y qué líder de negocios no hace esto?) considere contratar a un coach. Como los grandes atletas saben, el coaching le puede ayudar a refinar su técnica para poder liderar más efectivamente sin importar qué tan lejos esté su equipo. El proceso le ayudará a adquirir auto-conocimiento y la experiencia necesaria para convertirse en un confidente, comunicador poderoso que es capaz de enganchar cualquier audiencia ya sea en el mismo salón o al otro lado del mundo.