7 Claves para Delegar con Éxito

¿Tienes problemas para delegar trabajo a otros? Terminemos con eso. Como lo explica Brian Tracy: “A través de la delegación, tu potencial es ilimitado. Sin la habilidad para delegar, tendrás que hacerlo todo tú”. Aquí encontrarás sus consejos para hacer que tu delegación funcione.

Hay cientos, si no es que miles de artículos, libros y cursos sobre cómo delegar. Muchas de las ideas que en ellos enseñan, pueden ser condensadas en 7 habilidades clave.

1. Empata la persona con el trabajo
Esto no significa que no puedas darle a la gente trabajos más retadores de los que pueden estar realizando ahora, pero es muy importante que no les des trabajos que sean muy difíciles o que vayan más allá de sus habilidades actuales ya que tendrán muy poca posibilidad de tener éxito.

Mantener a una persona incompetente en un puesto de trabajo clave por un largo tiempo, claramente es una de las razones por las que los negocios terminan fracasando. En esta situación, el jefe o frecuentemente el CEO selecciona y asigna una persona a un puesto de trabajo. Después, por razones de ego, la persona que delegó el trabajo no está dispuesta a admitir que cometió un error, de que el individuo no es lo suficientemente competente para ese trabajo.

Es sorprendente cómo muchas organizaciones sufren pérdidas sustanciales, y hasta llegan a la bancarrota, porque la junta directiva ha asignado a un CEO que obviamente está fuera de su competencia en este trabajo en particular. El CEO o Ejecutivo podría haber estado excelente en una posición previa o en una organización anterior en una industria diferente, pero específicamente en esta situación, él no está apto para obtener los resultados requeridos.

2. Delega gradualmente
Delega gradualmente para que puedas construir confianza en una persona nueva. Es cierto que quieres que una persona nueva comience fuerte, dando al nuevo trabajador muchas tareas pequeñas desde el principio, pero con lo que respecta a tareas más importantes y grandes, delega gradualmente. Permite al colaborador que te demuestre en un periodo de tiempo, que puede ser capaz de gestionar tareas y responsabilidades cada vez mayores. De otra manera, podrán sentirse sobresaturados y crear aún más problemas de los que pueden resolver.

3. Delega la tarea completa
Una responsabilidad del 100% para el término de una tarea construye confianza, competencias y autoestima.
Cada uno de tus colaboradores, en cualquier puesto, debería tener al menos una tarea que sea totalmente su responsabilidad. Un trabajo del cual sean 100% responsables. Si ellos no hacen este trabajo, no será hecho por nadie más.

Muchas organizaciones cometen el error de delegar una misma tarea a dos o más personas. Los Gerentes estiman que, si una persona no está disponible o está ocupada, la otra persona intervendrá y tomará el relevo. Lo que ocurre es que ninguna persona es responsable del trabajo. Se convierte en una “posición huérfana”. Para resolver este conflicto potencial, también requieres asignar responsabilidad exclusiva. Esto es, hacer a una persona completamente responsable del término de una tarea, y dejar claro a aquellos en puestos de apoyo que su trabajo es relevar cuando la persona responsable no esté disponible o no sea capaz de hacerlo. Pero sólo una persona es dueña de la tarea asignada.

Hazle saber a tus colaboradores cuando estén totalmente a cargo de una tarea importante. De esta forma los empleados muestran mayor fidelidad, compromiso y dedicación hacia la organización cuando ellos tienen una sensación de propiedad y empoderamiento personal.

4. Delega resultados específicos
Ayuda a tus subordinados a tener completamente claro los resultados que se esperan de ellos sobre una tarea particular asignada, no solamente las actividades a las cuales necesitan comprometerse día con día.

Mantén recordatorios a la gente sobre lo que deben cumplir, para lo cual han sido contratados. La manera para construir gente con alto rendimiento dentro de tu equipo de trabajo, es mantenerlos enfocados al logro de objetivos todo el tiempo. Entre más específicos y mensurables sean los resultados que los empleados pueden lograr en su trabajo, más felices y más motivados van a estar. Ellos se sentirán como “ganadores”.

5. Fomenta la participación y discusión
Recuerda, hay una relación directa entre conversación y compromiso. Cuando los empleados tienen acceso al jefe, tienen un compromiso mucho mayor para hacer bien su trabajo. Entre más puedan discutir el trabajo con su jefe, más internalizarán el trabajo y aceptarán la propiedad para su término exitoso.

Si tú solamente le pides hacer algo a tu gente y vuelves a tu trabajo, tus colaboradores no mostrarán mucho compromiso con el trabajo. Pero si lo discutes con ellos y ellos mismos participan en el desarrollo de un plan para el trabajo, se sentirán comprometidos a hacerlo bien. Cuando explicas el porqué, el cómo y los estándares claramente, y ellos tienen una oportunidad para comentar y hacer preguntas, se quedan con una sensación de que son dueños del trabajo. Les pertenece. Están a cargo y tienen el control.

6. Delega la autoridad y responsabilidad
Si es una gran asignación, cuéntales a tus colaboradores cuánto tiempo tendrán y en quién más pueden apoyarse. Así como también déjales claro cuánto dinero podrán utilizar durante el trabajo y los otros recursos que están disponibles para ellos.

Un gran error que los gerentes cometen es subestimar lo que los empleados requerirán para trabajar adecuadamente, en tiempo y en presupuesto. Ellos subestiman la cantidad de tiempo que les va a llevar completar la tarea y el costo en pesos que implicarán las actividades necesarias para completar la tarea. El proceso de delegación en sí puede ayudar. Cuando los jefes discutan la asignación de sus subordinados, suelen darse cuenta cuanto tiempo y dinero es requerido en realidad para el trabajo, y deciden, como resultado, que el trabajo tiene una alta prioridad así como otros trabajos.

7. Deja sola a la persona
La séptima y final clave para delegar efectivamente es que una vez que hayas asignado una tarea, dejes sola a la persona. Dale al subordinado el 100% de la responsabilidad del trabajo. No tomes de nuevo el trabajo.Director Ejecutivo de Brian Tracy International. Actualmente es uno de los más altos conferencistas y autoridades en el mundo; ha escrito 55 libros y producido más de 500 programas en audio y video de management, motivación y éxito personal. Tú puedes inadvertidamente “retomar la tarea” al supervisar continuamente a la persona, pedir demasiada retroalimentación para después darle comentarios y recomendaciones sobre cambios en procesos y procedimientos. Algunos Gerentes tienen el horrible hábito de apoderarse de las asignaciones y tareas una vez que han sido delegadas. Esto deja a los empleados con una sensación de que la responsabilidad ya no es suya.

Tu habilidad para delegar y después asegurarte de que el empleado hace el trabajo es la clave determinante de tu éxito como Gerente. Con la delegación, tu potencial es ilimitado. Sin la habilidad para delegar, tendrás que hacerlo todo tú.

© 2013 Brian Tracy. Todos los derechos reservados. Extracto de Delegation & Supervision, (The Brian Tracy Success Library), por Brian Tracy. Usado con permiso de AMACOM, una división de American Management Association.