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La Asistente Ejecutiva debe Aprender y Escuchar

  • Por: James Stroman, Kevin Wilson y Jennifer Wauson
  • Biblioteca AMA © Copyrights 2019

Los Tiempos están Cambiando Una de las tendencias en los negocios modernos es cambiar la naturaleza del trabajo administrativo. Actualmente, en los negocios de todos los tamaños, más gerentes están haciendo el trabajo en sus propias computadoras, que antes los elaboraban las secretarias. Si estas tendencias continúan, cada vez habrá menos y menos secretarias y más especialistas de oficina y de información. Es el momento de crear un lugar para usted misma en este mundo cambiante.


Ya se fueron los días cuando las secretarias podían trabajar hasta 45 años para la misma compañía y muchas de ellas inclusive para el mismo jefe. Esta situación aplicaba en compañías grandes y pequeñas. Una compañía grande acostumbraba proveer estabilidad pero no es así ahora. Las reestructuraciones corporativas, que han afectado a cientos y cientos de personas en los últimos años, han sido una bendición mezclada para las asistentes ejecutivas. En el inicio de las reestructuraciones, algunas asistentes han tenido que dejar sus puestos cuando el jefe se va, pero a otras se les pide que absorban mayores responsabilidades debido a que las posiciones de los gerentes intermedios han sido eliminadas. Cualquier situación podría haber sido profesionalmente devastadora, si no fuera por que la asistente ejecutiva la eligió para si misma.

Asegúrese de que sus Habilidades sean de Primera Categoría
Aprender nuevas habilidades y mejorar las actuales es el mejor seguro profesional que usted puede adquirir y que la puede poner en la posición de ser la mejor asistente que el puesto necesita. No importa el tamaño de la organización para la que trabaje, enfóquese en adquirir habilidades esenciales de negocios, ya sea que las necesite ahora o no.

Asegúrese que sus habilidades sean de primera clase en las áreas relacionadas dentro de la oficina como: conmutador, sistema de archivo, manejo de correspondencia de entrada y salida, llevar la agenda personal, contestar los teléfonos, tomar dictado y usar las maquinas de oficina. Trate de adquirir destreza en el manejo de la correspondencia, investigación, servicio a clientes, compras, presupuestos, contabilidad, facturación y entrenar al nuevo personal. Debe aprender como escribir y hablar eficazmente y ser capaz de planear y organizar su trabajo, y finalmente, ser experta en la computadora. Tener todas estas habilidades le dará la preparación con una mayor flexibilidad para enfrentar cualquier reto, ya sea en época de crisis o como oportunidad en su carrera.

Si usted no puede expandir su papel actual y no es capaz de hacer mucho más de lo que está haciendo, su insatisfacción la puede llevar a querer darle un cambio a su dirección en la vida y buscar un trabajo nuevo. Sus nuevas habilidades le ayudarán a obtener la mejor situación posible.

¿Qué Cualidades Valoran más los Jefes?
Es útil saber que espera el jefe de una perfecta asistente ejecutiva, para que usted se presente como la mejor. A continuación encontrará las cualidades más importantes:

Puntualidad
Los jefes quieren que una asistente ejecutiva, sea puntual consistentemente y siempre disponible durante las horas de oficina. Una asistente que continuamente llega unos minutos tarde o se enferma frecuentemente puede causar estragos en una oficina con mucho trabajo.

Confiabilidad
Por ejemplo, ¿la asistente se iría a casa exactamente a la hora de salida a pesar de que haya una crisis en la oficina o aceptaría tomar la responsabilidad necesaria para quedarse después de la salida cuando haya alguna emergencia?

Habilidad para aprender
Unas credenciales valiosas de la asistente incluyen no solamente grados y programas formales sino tambien auto-preparación y cursos de actualización. Por ejemplo, su jefe puede querer que conozca un software específico de computadora que usa la compañía, pero el no se preocupa si usted está familiarizada con el o no, porque sabe que tiene el potencial para aprender rápidamente.

Buena disposición para seguir instrucciones
Por supuesto, una buena asistente ejecutiva siempre toma la iniciativa y se imagina las formas para desarrollar ciertas tareas, ganar tiempo y mejorar los resultados. Pero la asistente que siempre requiere control absoluto, puede no tener buena voluntad para seguir instrucciones, debatir o cuestionar cualquier decisión del jefe. La información inteligente de la asistente ejecutiva es siempre bienvenida, el jefe usualmente prefiere no discutir los puntos donde ella haya tomado la decisión. El jefe busca una asistente ejecutiva que ejecute una decisión sin importar cuantas alternativas puedan parecer obvias o que fue lo que hizo el jefe anterior en la misma situación. En otras palabras, el jefe quiere alguien cuya personalidad sea un recurso más que una desventaja. Lealtad y confidencialidad.
En la oficina nada hay más incómodo que un filtro humano que constantemente transmite cualquier conversación que escucha, riega rumores como pólvora y que debe estar constantemente alejado de información y proyectos confidenciales. No importa que tan eficiente, educada y experimentada sea una asistente ejecutiva, su empleo puede ser de corta duración en una situación similar.

Mantenga las Antenas bien Levantadas
Siempre manténgase alerta sobre las condiciones o cambios que puedan afectar su trabajo, sin importar el tamaño de la organización en la que se desempeñe. En grandes organizaciones sea cautelosa y observe si su jefe deja de ser invitado a las juntas a las que normalmente atendía o es borrado de las listas o se le pide que recorte el presupuesto o personal. La gente que normalmente va a comer con su jefe ¿ha dejado de hacerlo? Estas señales de advertencia pueden indicar que su puesto pudiera estar en peligro también.

En pequeñas empresas donde usted puede trabajar directamente para el dueño o propietario, ponga atención a estos detalles: ¿Se ha estado deslizando el negocio últimamente? ¿Es una caída temporal o algo más serio? Se han estado dejando de hacer pagos a los proveedores o ha estado recibiendo cartas o llamadas de cobranza? De importancia crítica para usted es saber si ¿el dueño ha pagado recientemente los impuestos de la nómina y las cuotas del Seguro Social?

El mejor camino es estar informada de la salud financiera de su empresa, de esta manera puede tomar acción antes de que sea demasiado tarde. Estos eventos son la excepción, pero es mejor estar contratada y equipada con estos conocimientos, antes de experimentarlos tímidamente cuando ya no se puede hacer nada al respecto.
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