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Creando un Ambiente Favorable de Preguntas

  • Por: Scott Ginsberg
  • Biblioteca AMA © Copyrights 2019

Si usted es el gerente del tipo “no me hagan preguntas y no les diré mentiras” ésto no funcionará. Tendrá que darle a conocer a su gente que usted valora y recibe todas sus preguntas. Scott Ginsberg “The Nametag Guy”, explica cómo crear un ambiente que promueva la comunicación abierta.


Las preguntas son la base de la creatividad
Las preguntas son la base de las relaciones
Las preguntas son la base de la comprensión

EL RETO ES CREAR UN AMBIENTE FAVORABLE DE PREGUNTAS


A pesar de que usted tenga un poco (o nada) de control sobre la gente, sí tiene algo de control sobre el ambiente en sí mismo.

Algo

Y es por esto que usted necesita dejar que las cosas ocurran de forma natural y orgánica. Si usted crea la clase correcta de ambiente, la atmósfera correcta, el espacio correcto y la energía correcta, la gente se hará cargo de sí misma. Esto no significa obligar a los empleados a preguntar. Esto significa crear un ambiente en el que las preguntas pueden ser hechas y respondidas cómodamente.

Si desea construir este tipo de ambiente, aquí están 4 tareas clave para lograrlo:
  1. Enliste las razones por las que los empleados no harían preguntas
  2. Mantenga una actitud abierta a las preguntas
  3. Reconozca a sus empleados cuando hagan preguntas
  4. Refuerce el ambiente favorable de preguntas


Identificando las Barreras para Preguntar

Para crear un ambiente amigable de preguntas se debe empezar identificando las barreras para preguntar. Esta es una de mis preguntas favoritas hacia mis audiencias en los seminarios y talleres: ¿Por qué la gente no pregunta? Hay muchas posibles respuestas.
  1. No quieren parecer tontos
  2. No quieren escuchar la respuesta
  3. No quieren compartir responsabilidad
  4. No quieren hacer que alguien “desperdicie” su tiempo
  5. No quieren demostrar que necesitan ayuda
  6. No quieren arriesgarse a hacer el ridículo y ser rechazados
  7. No quieren avergonzar a la otra persona
  8. No desean continuar con la discusión
  9. No desean cuestionar a la autoridad
  10. No quieren causar revuelo o cuestionar las ideas del corporativo
  11. Tienen miedo de infringir alguna política
  12. Tienen miedo de adentrarse al tema
  13. Tienen miedo de causar un problema
  14. Tienen miedo de que sus preguntas (y las respuestas a éstas) serán utilizadas en su contra
  15. Tienen baja autoestima
  16. No se sienten seguros
  17. Piensan que no es el momento adecuado para preguntar
  18. Piensan que ya conocen la respuesta
  19. Piensan que la respuesta será una amenaza
  20. Piensan que sus preguntas son amenazadoras
  21. Piensan que sus preguntas no son buenas
  22. Piensan que toda la gente que está en esa sala, ya entiende todo
  23. Desean proteger su propia imagen
  24. Desean evitar el cambio
  25. Desean evadir la presión psicológica
  26. No quieren quitarle formalidad a la reunion
  27. Desean evitar la resistencia a las interrogantes
  28. Desean mantener el control de la conversación
  29. Asocian las preguntas con los conflictos
  30. Estuvieron en problemas, fueron víctimas o tuvieron miedo
  31. Son muy emocionales y no piensan claramente
  32. Fueron ridiculizados cuando preguntaron en el pasado
  33. Nunca fueron educados en el tema de hacer preguntas
  34. Los comprometen a preguntar y no tienen tiempo de pensar
  35. Estaban hablando con alguien realmente inteligente que creen que sabe demasiado
  36. Nunca han recibido el permiso – directa o indirectamente – de hacer preguntas
  37. Sus padres y/o maestros les inculcaron la idea de no cuestionar


Por supuesto, éstas no son las únicas razones por las cuales los empleados no hacen preguntas.

Sin embargo, identificando primero los obstáculos y objeciones para preguntar, Usted puede eliminar los “diálogos silenciosos” que evitan que las preguntas sean realizadas. ADOPTANDO UNA ACTITUD AMIGABLE DE PREGUNTAS

Aquí le decimos cómo:
  • Piense en verbos, no en sustantivos
  • Piense en diálogo, no en debate
  • Piense en buscar, no en espiar
  • Piense con curiosidad, no en juzgar
  • Piense en insinuar, no en imponer
  • Piense en armonizar, no manipular


Puesto que la pregunta es valorada por sí misma, no importa tanto la respuesta. De hecho, realmente no se trata de la pregunta tampoco, sino del proceso:
  • Pensar
  • Retar
  • Promover diversidad de opiniones
  • Admitir que hay varias soluciones para un mismo problema
Así que, busque soluciones no para que usted destaque sobre los demás, sino para acercarse más a ellos. Asegúrese de mantener una actitud abierta de preguntas. Esto se reflejará en todas sus futuras preguntas, conversaciones y entornos. No necesita un buzón de sugerencias ¡necesita un buzón de preguntas!

Reforzando las preguntas

Es necesario que les recuerde a sus empleados que están trabajando en un ambiente abierto a las preguntas. Aquí está una lista de acciones y frases para reforzar su compromiso hacia este propósito.

1. De la opción de anonimato
Revise de nuevo la lista de barreras para preguntar. Como podrá haber visto, es importante darle a los empleados, clientes y miembros, la opción del anonimato. Esto incrementará la probabilidad de que pregunten.

Por ejemplo, puede introducir un buzón de preguntas anónimas, un foro seguro online, o una política de cambio de nombre para todos los que pregunten.

Recuerde: la gente tiende a hablar más cuando su nombre no aparece.

2. Logre que la actitud “defensiva” se disperse
Si, siempre existe. Considere estas sugerencias:

En lugar de decir, “¿Quién de ustedes tiene preguntas?”, considere decir “¿Qué preguntas tienen?”. Suena menos amenazador.

Promueva que la gente escriba sus preguntas en tarjetas, y páselas al frente. Este método es menos agresivo y dispersa la atención, por lo que la gente no se siente observada al preguntar.

Si está llevando a cabo una junta de equipo, una reunión uno a uno o está dando un discurso, asegúrese de decir, “Tendremos mucho tiempo para preguntas al final”, o “Siéntanse seguros de preguntar en cualquier momento”.De esta manera la gente se puede preparar. Recuerde: su principal tarea es hacer que las otras personas se sientan cómodas.

3. Presente preguntas pasadas
En su sitio web, en sus materials de mercadotecnia y por cualquier lugar que le sea posible, ponga listas de preguntas frecuentes y sus respuestas.

Esto logra varias metas. Primero, es una representación visual del ambiente abierto de preguntas. Segundo, esto presenta los problemas enfrentados por su gente en el pasado. Tercero, construye una base de comodidad y permite a la gente comparar con el pasado sus intereses actuales.

Por último, sus empleados y miembros empezarán a preguntar más específicamente, con preguntas más directas ya que han recibido el “permiso” para hacerlo. Recuerde: haga la primera pregunta y la gente lo seguirá.

4. Sea curioso, pero no juzgue
Honestamente pregúntese a si mismo. ¿Me da curiosidad e interés escuchar las respuestas de la gente?. Si no, no se moleste en preguntar. Vivimos en una cultura “gotcha”. Es fácil para la gente suponer que sus preguntas son sólo un medio para cierto fin, o una manera de capturarlos en el acto.

Así que, envíe señales a la gente de que usted es su socio, no su persuasor. Pruébeles que preguntar es meramente una pequeña parte del proceso de descubrimiento. De esta manera, percibirán sus preguntas como útiles, no amenazadoras; curiosas, no interrogantes.

Recuerde: pregunte con la intención de escuchar y aprender, no de controlar la conversación.

¡OK, repasemos!

Usted ha aprendido que crear un ambiente amigable de preguntas require de 3 cosas esenciales:

Se EMPIEZA entendiendo las barreras. Enlistando las razones por las que la gente no pregunta.

Se CONTINÚA modificando su actitud. Siendo curioso. Estando siempre atento y abierto a mejores conclusiones.

Y PERDURARÁ con acciones observables. Haciendo (no sólo diciendo) cosas específicas que permitan y refuercen el ambiente amigable de preguntas.

Si usted puede entender y practicar estas ideas clave, usted logrará descubrir las respuestas que está buscando. Mantenga su curiosidad.

Scott Ginsberg | "The Nametag Guy," es autor de 12 libros, incluyendo su más reciente, “The Approachable Manager, del cual se extrajo este artículo. Es un orador professional, ganador de premios por su blog y creador de NametagTV.com.

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