¿A su Personal le agradan sus Juntas de Proyectos?

Una de las quejas más frecuentes sobre proyectos es que “requieren de muchas juntas”. El manejo efectivo de esto es realizar juntas estructuradas correctamente y de eliminar aquellas que no son realmente necesarias"

Construyendo Mejores Juntas

La gente odia las juntas a menos de que éstas sean útiles y cortas. Cada junta debe tener un objetivo y la reunión debe alargarse sólo lo necesario para lograr dicho objetivo.

Como líder de proyecto, usted necesitará dos tipos de juntas regulares: las juntas de equipo que incluyen a todos y las juntas uno a uno, con cada miembro. Para la mayoría de los proyectos, los dos tipos de juntas se programan semanalmente. Los objetivos primarios para estas juntas son la comunicación y construcción de equipo; estas juntas no necesitan ser largas.

Una junta de una hora, debe ser el tiempo máximo. Compruebe su teoría de que las juntas necesitan ser semanalmente, saltándose una semana. Si esto funciona, estipule una junta cada dos semanas. (Es una mala idea juntarse mucho menos que esto. Ya que la gente puede olvidarse quién está en el equipo.) Media hora semanal de juntas uno a uno con su equipo es generalmente suficiente, especialmente si las complementa con otras discusiones y conversaciones frecuentes. Un contacto por semana con cada persona de su equipo es lo mínimo necesario para mantenerlos comprometidos y ayudarlos a que recuerden que están en un proyecto. Si su equipo es global, debe tener cuidado de agendar cada junta telefónica uno a uno durante las horas laborales de dicha persona.

Otras juntas de proyecto pueden ser necesarias pero en raras ocasiones. Las juntas con un propósito específico como el inicio de un taller de entrenamiento, pueden ser largas, pero la mayoría de las otras juntas deben llevarse a cabo en una hora o menos. Invite sólo a las personas necesarias a cada junta y confirme si planean atenderla.

Cuando sea posible, considere intercambiar su junta de equipo regular por alguna de las juntas de propósito específico. Discúlpese con su equipo de trabajo normal rápidamente y comience a hablar sobre los tópicos particulares a tratar. Un propósito primario para una junta regular de equipo es mantener a su staff comunicado y para esto, cualquier tema que se trate será suficiente.

Luche por la brevedad. Promueva las juntas cortas cambiando las discusiones que no requieren ser en persona, a e-mail u otro tipo de comunicación. Establezca una agenda formal para cada junta que involucre a más de dos personas y asigne un tiempo a cada punto a tratar. Si le sobra tiempo, no dude en terminar la junta más temprano. Distribuya los documentos de temas que no requieren ser discutidos en la junta previamente, para que los revisen antes y se minimice el tiempo necesario para entrar en contexto al momento de la discusión. Para promover que las juntas terminen a tiempo y evitar que se pierda productividad, agende juntas que terminen a la hora de la comida, o a la hora de la salida. Las juntas no sólo son para usted. Para que sean efectivas, deben ser útiles para todos. Cuando invite a una persona a la junta, póngase en su lugar y piense… ¿realmente él necesita estar ahí? Si la respuesta es no, no lo invite. ¿Necesita estar durante toda la junta? Si la respuesta es no, utilice su agenda para invitarlo sólo en los momentos que él necesita estar ahí. Una alternativa es agendar más juntas, pero invite a cada una, sólo a las personas necesarias. Aunque usted tendrá más juntas, éstas serán más cortas y todos los demás tendrán menos juntas y más cortas. Para poder apegarse a la agenda de cada junta, es necesario que todos confirmen su asistencia.

Logrando Mejores Juntas

Las juntas efectivas se llevan a cabo de buena forma. Comience sus juntas a tiempo y nunca llegue tarde a sus propias juntas. Termine temprano cuando sea posible, pero nunca termine tarde. Utilice una lista para capturar los tópicos que están fuera del tema y se plantearon durante la junta, para que la discusión no se desvíe. Al final de la junta toque cualquier tópico urgente que se planteó, sólo si es absolutamente necesario y el tiempo lo permite, pero continúe con todos los puntos que se plantearon para dicha junta.

Establezca las reglas para las juntas regulares, para así tener normas de comportamiento y demostrar que los participantes no estarán perdiendo su tiempo. Después de cada junta, tome la responsabilidad de resumir todas las decisiones y resultados y documéntelos para darles seguimiento.

Sáltese las Juntas Innecesarias

Antes de agendar cualquier junta, considere si no existe otra mejor manera de lograr esos objetivos. Si la hay, elimine la junta. Revise todas las juntas y cancele las que no sean necesarias.

© 2011 Tom Kendrick. Extraído con el permiso de su autor, del libro 101 Project Management Problems and How to Solve Them, por Tom Kendrick. Publicado por AMACOM, una división de American Management Association (www.amacombooks.org)